Kapitola 01
Kdo je správce a proč na tom záleží
Správce je ten, kdo určuje, proč se s údaji pracuje a jakým způsobem. Není to nutně ten, kdo je fyzicky drží. E-shop, který si nechává rozesílat newsletter od externí firmy, zůstává správcem; rozesílací služba je zpracovatel a jedná podle jeho pokynů. Žádost proto míří na správce, i když údaje leží na cizím serveru.
Najít ho bývá snazší, než se zdá. Na webu to popisují zásady zpracování osobních údajů, obvykle v patičce. Tam má být název, IČO a kontakt, u větších organizací i pověřenec pro ochranu osobních údajů. Pověřenec je adresa, na kterou se žádost posílá nejsnáz, protože vyřizování podání je přímo jeho práce.
Pokud na webu nic takového není, pošlete žádost na běžnou kontaktní adresu organizace. Správné doručení není vaše starost: podání adresované organizaci se považuje za doručené jí, i když uvnitř skončí na nesprávném stole.
Žádost míří na správce, i když údaje leží na cizím serveru.
Kapitola 02
Na čem zpracování stojí: šest důvodů
Každé zpracování musí mít jeden ze šesti právních titulů. Který to je, rozhoduje o tom, co můžete žádat, takže stojí za to je znát jménem.
Souhlas je dobrovolný projev vůle, který jde kdykoli odvolat. Plnění smlouvy pokrývá to, bez čeho by smlouva nešla splnit: adresa pro doručení zboží tam patří, zájmy a koníčky zákazníka ne. Právní povinnost drží například účetní doklady po dobu, kterou určuje zákon. Životně důležitý zájem se v běžném obchodním styku skoro nevyskytuje. Veřejný zájem používají úřady. A oprávněný zájem je ten nejpružnější a zároveň nejvíc sporný titul.
Oprávněný zájem funguje jako test: zájem organizace se poměřuje s vaším soukromím a musí převážit. Právě proti zpracování z tohoto titulu můžete vznést námitku a organizace pak musí doložit, že její důvody převažují, nebo zpracování ukončit. U přímého marketingu se nic nepoměřuje: tam námitka znamená konec zasílání.
Časté nedorozumění: souhlas není potřeba na všechno. Když vám e-shop pošle potvrzení objednávky, nedělá to na základě souhlasu, ale kvůli smlouvě. Odvolání souhlasu proto neznamená, že se vymaže celý zákaznický účet.
Který titul organizace zvolila, rozhoduje o tom, co po ní můžete chtít.
Kapitola 03
Souhlas, který obstojí, a souhlas, který ne
Aby souhlas platil, musí být svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný. Předem zaškrtnuté políčko tyhle podmínky nesplňuje. Stejně tak souhlas schovaný do obchodních podmínek, se kterými musíte souhlasit, abyste objednali: svobodný není, protože jste neměli na výběr.
Konkrétní znamená oddělený podle účelů. Jeden hromadný souhlas s marketingem, profilováním a předáváním partnerům nedává možnost říct ano jen k jedné části, a proto se k němu přihlíží jinak než k trojici samostatných voleb.
Odvolání musí být stejně snadné jako udělení. Pokud šlo souhlasit kliknutím, nemůže odvolání vyžadovat dopis s ověřeným podpisem. Co se zpracovalo do odvolání, zůstává v pořádku: odvolání působí dopředu, ne zpětně.
Odvolat souhlas musí být stejně snadné jako ho dát.
Kapitola 04
Jak napsat žádost, aby na ni musel někdo odpovědět
Žádost nemá předepsanou formu. Přesto jsou čtyři věci, které rozhodují o tom, jestli se vyřídí rychle, nebo se vrátí s dotazem.
Za prvé jméno a kontakt, aby vás organizace našla ve svých záznamech. Za druhé jasně napsané, co žádáte, pokud možno s číslem článku: kopii údajů podle čl. 15, výmaz podle čl. 17, námitku podle čl. 21. Za třetí vymezení, čeho se to týká, když jde o konkrétní záznam nebo konkrétní účel. A za čtvrté datum.
Pošlete to tak, aby šlo odeslání doložit. Datová schránka je pro tenhle účel nejpohodlnější, protože doručení eviduje sama. U e-mailu si nechte odeslanou zprávu, u listovní zásilky podací lístek. Lhůta běží od doručení žádosti, ne od jejího sepsání.
Organizace si může ověřit, s kým jedná, pokud má důvodné pochybnosti o vaší totožnosti. Ověřením se ale lhůta nestaví donekonečna a vyžádat si smí jen to, co k ověření opravdu potřebuje. Kopie celého dokladu k identifikaci zákazníka e-shopu zpravidla nutná není.
Číslo článku v žádosti změní, jak rychle se vyřídí.
Kapitola 05
Měsíc, prodloužení a ticho
Základní lhůta je jeden měsíc od doručení žádosti. U složité žádosti nebo při větším počtu žádostí jde prodloužit o další dva měsíce, ale prodloužení není tiché: organizace vás o něm i o jeho důvodech musí vyrozumět ještě v původním měsíci.
Vyřízení je bez poplatku. Zpoplatnit přiměřeným poplatkem nebo odmítnout lze jen žádost zjevně nedůvodnou nebo nepřiměřeně se opakující, a důvod musí organizace unést, pokud se na něj odvolá.
Odmítnutí musí být odůvodněné a musí obsahovat poučení, že můžete podat stížnost u dozorového úřadu a obrátit se na soud. Odpověď ve stylu jedné věty bez vysvětlení těmhle nárokům neodpovídá.
Když lhůta uplyne a nepřijde nic, nemusíte urgovat. Urgence nicméně nic nekazí a často věc pohne; kopii urgence si nechte, protože dokládá, že jste se domáhali odpovědi.
Prodloužení lhůty není tiché. Musí vám ho oznámit do měsíce.
Kapitola 06
Stížnost u úřadu a co od ní čekat
Stížnost se podává u Úřadu pro ochranu osobních údajů a nic nestojí. Podat ji můžete datovou schránkou, e-mailem s uznávaným elektronickým podpisem, poštou nebo osobně v podatelně.
Měla by obsahovat, kdo si stěžuje, na koho, co se stalo a co jste už sami zkusili. Přiložte kopii žádosti, kterou jste poslali, doklad o odeslání a odpověď, pokud nějaká přišla. Právě tahle příloha rozhoduje, protože z ní je vidět, že lhůta běžela a uplynula.
Úřad věc prověří a může uložit opatření k nápravě nebo pokutu. Není to ale cesta k náhradě škody: tu řeší soud a tam už dává smysl obrátit se na advokáta. Úřad také nerozhoduje spory o to, kdo má pravdu ve smluvní věci.
Souběžně s dozorovým úřadem můžete jít k soudu. Jedno druhé nevylučuje a stížnost u úřadu není podmínkou žaloby.
Příloha se žádostí a dokladem o odeslání rozhoduje o celé stížnosti.
Co mít v dopise
- Jméno a příjmení, kontakt, kterým vás správce najde
- Komu je dopis určen, pokud možno i pověřenci
- Které právo uplatňujete a podle kterého článku
- Čeho se žádost týká, když míří na konkrétní záznam
- Datum odeslání
- Plná moc, pokud píšete za někoho jiného